So automatisiert Tarvyx Kundenbestellungen per E-Mail

Kunden bestellen per E-Mail, weil E-Mail bereits Teil ihres Arbeitsalltags ist. Sie brauchen kein weiteres Konto, keinen neuen Einkaufsprozess und keine Einweisung in ein Lieferantenportal. Sie hängen eine Bestellung an, ergänzen eine Notiz und senden die Nachricht ab.

Dadurch verlagert sich die Arbeit in die Auftragsabwicklung.

Jemand muss die Nachricht öffnen, verstehen, was der Kunde möchte, die Anhänge prüfen, die richtigen Konten und Artikelnummern finden, fehlende Angaben klären und das Ergebnis in ein ERP-, CRM- oder Produktionssystem übertragen. Eine einfache Bestellung kostet einige Minuten. Eine Änderung mit mehreren Dateien und kundenspezifischen Artikelbezeichnungen dauert länger und ist fehleranfälliger.

Tarvyx automatisiert diesen Erfassungsprozess, ohne dass Kunden ihre Bestellweise ändern müssen.

Es verbindet sich mit dem Postfach, in dem die Bestellungen eingehen, hält Nachricht und Anhänge zusammen, erkennt die Anfrage, extrahiert die relevanten Bestelldaten, gleicht sie mit internen Datensätzen ab, prüft das Ergebnis und leitet unklare Fälle an einen Mitarbeiter weiter. Sobald die Bestellung freigegeben ist, bereitet Tarvyx den Datensatz für die Systeme vor, die das Unternehmen betreiben.

Warum E-Mail-Bestellungen so viel manuelle Arbeit verursachen

Ein Bestellpostfach enthält selten saubere, einheitliche Anfragen.

Ein Kunde sendet ein PDF aus seiner Einkaufssoftware. Ein anderer schickt eine Excel-Datei. Ein Händler fotografiert ein Formular. Wieder ein anderer schreibt die Menge in den Text der E-Mail und hängt die Produktspezifikation separat an.

Das Layout der Dokumente ist nur ein Teil des Problems. Die Kundendaten stimmen oft nicht mit den internen Daten des Unternehmens überein:

• der Kunde verwendet seine eigene Artikelnummer;
• die Produktbeschreibung ist abgekürzt;
• die bestellte Einheit weicht von der internen Einheit ab;
• der Lieferort ist anders geschrieben;
• der Preis stammt aus einer kundenspezifischen Vereinbarung;
• die E-Mail ändert ein Datum oder eine Menge aus dem Anhang;
• mehrere Bestellungen kommen in einer Nachricht an;
• eine geänderte Bestellung sieht aus wie eine neue.

Ein Mitarbeiter löst diese Details mit Erfahrung. Er weiß, welcher Kundenname zu welchem Konto gehört, welche Katalognummer welchem internen Artikel entspricht und welche Abweichungen sich schnell klären lassen und welche eine Freigabe erfordern.

Klassische E-Mail-Regeln können eine Nachricht in einen Ordner verschieben. OCR kann Text aus einem Anhang lesen. Beides erledigt die eigentliche Aufgabe nicht. Die Bestellung braucht weiterhin Kontext, Abgleich, Validierung und einen kontrollierten Weg in die operativen Systeme des Unternehmens.

Was passiert, wenn eine Bestellung bei Tarvyx eingeht

Der genaue Ablauf hängt vom Prozess des Unternehmens, den Referenzdaten und den Zielsystemen ab. Die Grundfolge bleibt gleich.

1. Tarvyx erfasst die vollständige Anfrage

Tarvyx verbindet sich mit dem Postfach oder gemeinsamen Eingangspostfach, das für eingehende Bestellungen genutzt wird. Es speichert Absender, Betreff, Nachrichtentext, Verlauf, Anhänge und Eingangszeit als eine Anfrage.

Das ist wichtig, weil die Bestellung nicht immer in sich abgeschlossen ist. Die E-Mail kann ein korrigiertes Lieferdatum, einen Hinweis für das Lager oder einen Verweis auf ein früheres Gespräch enthalten. Wird nur der Anhang verarbeitet, gehen Informationen verloren, die ein Mitarbeiter normalerweise nutzen würde.

Wenn Nachricht und Dateien zusammenbleiben, ist außerdem die Nachvollziehbarkeit gegeben. Ein Bearbeiter sieht, woher die Bestellung kam und was der Kunde ursprünglich gesendet hat.

2. Es trennt Bestellungen von anderen Nachrichten

Ein gemeinsames Postfach erhält möglicherweise Angebotsanfragen, Lieferfragen, Rechnungen, Bestelländerungen und allgemeine Kundenkorrespondenz. Jeden Anhang durch denselben Bestellprozess zu schicken, erzeugt unnötige Arbeit und kann zu falschen Datensätzen führen.

Tarvyx klassifiziert eingehende Anfragen, bevor es sie als Bestellungen behandelt. Anhand der verfügbaren Informationen und der für das Unternehmen konfigurierten Regeln kann der Ablauf neue Bestellungen, Änderungen und fremde Nachrichten trennen. Unklare Anfragen bleiben zur Prüfung verfügbar, statt automatisch weitergegeben zu werden.

3. Es liest die E-Mail und ihre Anhänge 

Die Verarbeitung richtet sich nach dem Quellformat. Ein natives PDF lässt sich direkt auswerten. Ein Scan oder Bild kann OCR oder Bildverarbeitung erfordern. Eine Tabelle braucht eine eigene Behandlung von Zeilen und Zellen. Der E-Mail-Text bleibt Teil der Anfrage und wird nicht verworfen, nachdem der Anhang gefunden wurde.

Tarvyx erstellt einen strukturierten Entwurf mit den Feldern, die das Unternehmen benötigt.

Dazu können gehören:

• Kunde und Konto;
• Bestellnummer;
• gewünschtes Lieferdatum;
• Rechnungs- und Lieferangaben;
• Positionen;
• Artikelnummern des Kunden;
• Beschreibungen;
• Mengen und Einheiten;
• Preise;
• Bestellnotizen.

4. Es ordnet die Sprache des Kunden den Unternehmensdaten zu

Kunden verwenden in Bestellungen nicht die internen Kennungen des Unternehmens. Sie nutzen ihre eigenen Kontobezeichnungen, Teilenummern, Beschreibungen, Abkürzungen und Einheiten.

Tarvyx vergleicht die extrahierten Informationen mit angebundenen Kunden-, Artikel-, Katalog-, Material-, Preis-, Adress- und anderen Referenzdaten. Eindeutige Kennungen lassen sich direkt auflösen. Bekannte Aliase können freigegebene Zuordnungen nutzen. Mehrdeutige Beschreibungen können mit wahrscheinlichen Treffern verglichen und einem Mitarbeiter gezeigt werden, wenn die Antwort unsicher ist.

Dasselbe gilt für Einheiten. Bestellt ein Kunde Kartons, während das Zielsystem einzelne Stücke führt, muss die Umrechnung aus einer freigegebenen Verpackungsregel stammen. Das System sollte diese Beziehung nicht aus dem Wortlaut der Bestellung erfinden.

Das Ergebnis ist ein Entwurf, der auf operativen Kennungen beruht und keine Kopie des Textes aus dem Dokument ist.

5. Es validiert die Bestellung, bevor etwas weitergeleitet wird

Tarvyx prüft den Entwurf anhand der für den Ablauf konfigurierten Regeln und der verfügbaren angebundenen Daten.

Je nach Umsetzung können diese Prüfungen Folgendes umfassen:

• Pflichtfelder;
• doppelte Bestellnummern;
• Zuordnungen von Artikel- und Kundennummern;
• Mengen und Einheiten;
• Preise aus einer freigegebenen Quelle;
• Lieferinformationen;
• gewünschte Termine;
• erforderliche Produktspezifikationen.

Diese Prüfungen machen aus extrahierten Daten eine Bestellung, mit der das Unternehmen arbeiten kann. Tarvyx setzt nicht für jede Entscheidung KI ein. KI hilft, variable Nachrichten und Dokumente zu interpretieren.

6. Es leitet Ausnahmen an die richtige Person

Manche Bestellungen sind eindeutig. Andere enthalten ein fehlendes Feld, eine widersprüchliche Menge, eine unbekannte Nummer, einen geänderten Anhang oder eine Preisabweichung.

Tarvyx leitet diese Fälle mit dem relevanten Kontext zur Prüfung weiter. Statt jedes Feld erneut zu kontrollieren, sieht ein Mitarbeiter das konkrete Problem, das Quelldokument, den vorgeschlagenen Wert und die Informationen, die für Abgleich oder Validierung genutzt wurden. Der Mitarbeiter trifft die Entscheidung, die Urteilsvermögen erfordert, ohne die gesamte Bestellung erneut zu bearbeiten.

Freigegebene Korrekturen können außerdem als Zuordnungen oder wiederverwendbare Beispiele für ähnliche künftige Bestellungen gespeichert werden, vorbehaltlich der Daten- und Freigaberegeln des Unternehmens.

7. Es übergibt den freigegebenen Datensatz an das richtige System

Sobald die erforderlichen Prüfungen bestanden sind, bereitet Tarvyx den Datensatz für das ERP, CRM, Produktionssystem oder ein anderes operatives Zielsystem vor.

Die Anbindungsmethode hängt von der bestehenden Systemlandschaft ab. Möglich sind eine API, Middleware, Dateiaustausch oder eine umsetzungsspezifische Schnittstelle. Tarvyx arbeitet vor den bestehenden Systemen, statt vom Unternehmen deren Austausch zu verlangen.

Der Übergabeprozess protokolliert, ob das Zielsystem die Bestellung angenommen oder abgelehnt hat. Duplikatkontrollen, Wiederholungsverhalten und Fehlerbehandlung werden als Teil der Integration festgelegt. Die Quell-E-Mail und die Dateien bleiben mit der verarbeiteten Anfrage verknüpft.

Das bestehende ERP, CRM oder die Produktionsplattform bleibt das führende System. Tarvyx übernimmt die Arbeit zwischen der unstrukturierten Anfrage des Kunden und dem validierten Datensatz, der an die nachgelagerten Systeme gesendet wird.

Wie Tarvyx den Kontext einer E-Mail-Bestellung zusammenhält

Komplexe E-Mail-Bestellungen bestehen selten aus einer einzigen Datei. Wichtige Details können über den Nachrichtentext, mehrere Anhänge und frühere Antworten im Verlauf verteilt sein.

Werden Dateien einzeln verarbeitet, kann dieser Kontext verloren gehen. Ein aktualisierter Anhang kann einer früheren Version widersprechen, während ein Lieferschein oder eine Produktspezifikation nur in der E-Mail selbst steht.

Tarvyx hält Nachricht, Verlauf und Anhänge als einen Anfragekontext zusammen.

Je nach Umsetzung kann der Ablauf fehlende, widersprüchliche oder unsichere Informationen sichtbar machen und die Anfrage vor der Weitergabe an einen Mitarbeiter zur Prüfung leiten. Ziel ist nicht, bei unklarem Kontext eine automatische Entscheidung zu erzwingen. Ziel ist, die Quellinformationen zu erhalten und die Ausnahme leichter prüfbar zu machen.

Dieser Ansatz ist nützlich, wenn:

• mehrere Bestellungen in einer E-Mail eintreffen;
• eine Bestellung auf mehrere Anhänge verteilt ist;
• wichtige Angaben teilweise im Nachrichtentext stehen;
• eine getippte Notiz einem Scan oder PDF Kontext hinzufügt;
• der Kunde eine frühere Unterhaltung weiterleitet;
• ein neuer Anhang den Informationen im Verlauf widerspricht.

Solche Anfragen erfordern mehr Kontext, als ein eigenständiges Werkzeug zur Dokumentenextraktion liefern kann.

Was das Unternehmen gewinnt

1. Kunden bestellen weiter per E-Mail

Ein Portal kann gut funktionieren, wenn Kunden bereit sind, es zu nutzen, und das Bestellformat sich leicht standardisieren lässt. Viele B2B-Beziehungen passen nicht in dieses Modell. Tarvyx nimmt das bestehende Verhalten des Kunden als Ausgangspunkt. Der Kunde bestellt weiter per E-Mail, während das Unternehmen einen nachvollziehbaren internen Prozess erhält.

2. Das Auftragsteam arbeitet nach dem Ausnahmeprinzip

Mitarbeiter müssen nicht mehr jede Datei öffnen und jedes Feld neu eintippen. Ihre Aufmerksamkeit richtet sich auf die Teile der Bestellung, die kaufmännisches oder operatives Urteil erfordern:

• eine unbekannte Artikelnummer;
• ein Preis, der nicht zur freigegebenen Quelle passt;
• ein Lieferwunsch außerhalb der konfigurierten Regeln;
• eine fehlende Produktoption;
• eine geänderte Bestellung, die nachgelagerte Arbeit betrifft;
• ein unsicherer Abgleich zwischen der Sprache des Kunden und den Unternehmensdaten.

Das Team behält die Kontrolle über Freigaben und Ausnahmen. Es muss nicht die gesamte Bestellung neu aufbauen, bevor es diese Entscheidungen trifft.

3. Probleme werden vor der Buchung sichtbar

Fehlende Felder, widersprüchliche Werte und unsichere Zuordnungen bleiben sichtbar, bevor die Bestellung das ERP, CRM oder den Produktionsablauf erreicht. Das verringert die Wahrscheinlichkeit, dass eine scheinbar vollständige Bestellung später mehr Arbeit verursacht.

4. Bestehende Systeme bleiben bestehen

Tarvyx ergänzt Erfassung, Abgleich, Validierung und Prüfung vor den Systemen, die das Unternehmen bereits nutzt. Die Umsetzung passt sich der verfügbaren Anbindungsmethode an, statt den Austausch des ERP zur Bedingung der Automatisierung zu machen.

5. Der Betrieb gewinnt bessere Prozessdaten

Das Unternehmen sieht, welche Kunden, Formate, Produkte oder Regeln die meisten Ausnahmen verursachen. Diese Informationen können Katalogbereinigung, Kundenkommunikation, Verbesserungen der Zuordnungen und künftige Automatisierung leiten.

So sah das in einem Fertigungsbetrieb aus

Aionys hat diese Architektur in einem E-Mail-Bestellverarbeitungssystem für einen Möbelhersteller umgesetzt.

Das Unternehmen erhielt täglich 15 bis 20 oder mehr Händlerbestellungen per E-Mail. Die Anfragen umfassten PDFs, Bilder, Scans und Tabellen. Mitarbeiter mussten Produktspezifikationen interpretieren und die freigegebenen Informationen in ERP-, CRM- und Produktionsabläufe übertragen.

Das umgesetzte System kombinierte E-Mail-Klassifizierung, Dokumentenverarbeitung, strukturierte Extraktion, Validierung, Prüfung und nachgelagerte Integration. Die KI-Komponenten liefen innerhalb der Umgebung des Kunden.

In diesem dokumentierten Einsatz wurde die Verarbeitung von E-Mail-Bestellungen innerhalb eines Monats um bis zu 90 % schneller. Dieses Ergebnis gehört zu diesem konkreten Ablauf und ist kein allgemeines Leistungsversprechen.

Wann sich die Automatisierung von E-Mail-Bestellungen eignet

Tarvyx ist besonders relevant, wenn:

• E-Mail ein wichtiger Bestellkanal bleibt;
• Mitarbeiter Bestelldaten in ERP-, CRM- oder Produktionssysteme abtippen;
• Kunden unterschiedliche Dokumentlayouts oder Artikelnummern verwenden;
• das Unternehmen Bestellungen mit Katalog-, Preis-, Material- oder Referenzdaten abgleichen muss;
• Ausnahmen und Änderungen unverhältnismäßig viel Arbeitszeit binden;
• das Bestellvolumen schneller wächst als die Bearbeitungskapazität des Teams;
• es für Kunden unbequem wäre, sie in ein Portal zu zwingen.

Bringen Sie eine repräsentative E-Mail-Bestellung zu einem Arbeitstermin mit Aionys mit. Wir prüfen gemeinsam, wie Tarvyx die Anfrage erfassen, die Dateien interpretieren, die Bestellung mit Ihren Unternehmensdaten abgleichen, Ausnahmen sichtbar machen und den freigegebenen Datensatz für Ihr ERP, CRM oder Ihre Produktionssysteme vorbereiten würde.

Tarvyx wird pro Nutzer abgerechnet, nicht pro Bestellung – siehe Preise und Betriebsmodelle.

Einen Überblick über den Ablauf finden Sie hier: Auftragserfassung per E-Mail mit Tarvyx automatisieren.