PLATTFORM-LÖSUNG MIT EINEM SCHULUNGS-PORTAL FÜR EIN REINIGUNGSUNTERNEHMEN

Von der Hausreinigung bis zur Instandhaltung von Geschäftsräumen hat die Reinigungsbranche einen erheblichen Einfluss auf das Wohlbefinden und den Komfort der Öffentlichkeit. Trotz der Bedeutung von Reinigungsdiensten gibt es nach wie vor Schwierigkeiten und Herausforderungen. Einerseits sehen sich Unternehmen mit gestiegenen Erwartungen der Kunden konfrontiert, die qualitativ hochwertige Dienstleistungen und makellose Sauberkeit verlangen. Andererseits müssen sie in einem komplexen Umfeld arbeiten, in dem Marktvolatilität, Wettbewerb und die Einhaltung von Sicherheits- und Umweltstandards berücksichtigt werden müssen. 

Ein amerikanisches Reinigungsunternehmen wandte sich an uns mit der Aufgabe, eine Plattform zu schaffen, die dazu beitragen würde, interne Arbeitsprozesse mithilfe moderner technischer Lösungen zu optimieren. Unser Kunde wollte nicht nur die Effizienz des Personal- und Ressourcenmanagements verbessern und so die Arbeit des Unternehmens effizienter gestalten, sondern auch mit den neuesten technologischen Fortschritten Schritt halten.

Das Projekt zielte darauf ab, eine Plattform für das Reinigungsunternehmen zu entwickeln, die dazu beitragen sollte, interne Arbeitsprozesse zu optimieren, die Effizienz des Personal- und Ressourcenmanagements zu steigern und die Transparenz und Genauigkeit von Daten für Finanzvorgänge zu erhöhen. Darüber hinaus waren wichtige Aspekte des Projekts die Vereinfachung der Qualitätskontrolle der Arbeit und die Einführung von Gamification-Elementen, um Feedback von den Mitarbeitern zu erhalten, ein motivierendes Umfeld zu schaffen und das Engagement bei der Arbeit zu steigern. 

Für das Personalkontroll- und Managementsystem wünschte sich unser Kunde nicht standardisierte und innovative Lösungen. Daher erhielt jeder Reinigungsmanager eine Smartwatch des Unternehmens, mit der er den Beginn und das Ende der Arbeit registrieren konnte. Die Funktion, mit verschiedenen Sprachen zu arbeiten, wurde hinzugefügt, sodass die Benutzer die Sprache der Oberfläche nach eigenem Ermessen auswählen können. Dadurch war es möglich, ein praktisches Arbeitszeitkontrollsystem zu schaffen und den Sprachfaktor für multinationale Teams zu berücksichtigen. Wir haben auch eine mobile App entwickelt, die auf Android- und iOS-Plattformen verfügbar ist. Durch die Integration der mobilen App und einer Smartwatch des Unternehmens können Sie die Funktion der Registrierung von Arbeitsbeginn und -ende duplizieren, Benachrichtigungen und Erinnerungen erhalten sowie Leistungsdaten und genaue Standorte übermitteln. Mit der App kann ein Reinigungsmanager Aufgaben- und Zuweisungslisten, Fristen und Prioritäten einsehen, erledigte Aufgaben markieren, Punkte sammeln und die Bewertungen seiner Arbeit durch Kunden einsehen. Es wurde ein interner Chat für den Nachrichtenaustausch mit Kollegen und Vorgesetzten eingerichtet. In einem speziellen Bereich der App können Sie Anträge auf Urlaub, Krankmeldungen oder Änderungen des Arbeitsplans stellen und deren Status verfolgen. 

Wir haben eine benutzerfreundliche Oberfläche für die Plattform mit einfacher Navigation und einem separaten Profil für jeden Benutzer, je nach seinen Aufgaben, entwickelt. Zur Vereinfachung haben wir die Plattform in mehrere Module unterteilt. Das erste Modul dient der Optimierung von Arbeitsprozessen und ermöglicht es Ihnen, Aufgaben mit Fristen zu verteilen und den Status der Erledigung zu überwachen. So können Sie die Aufgaben und Ressourcen des Unternehmens effektiv verwalten. Ein wichtiger Teil der Funktionalität ist das Personalmanagement, einschließlich der Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter und der Erfassung ihrer Arbeitszeiten, was zu einer effizienteren Nutzung der Arbeitszeit und einer höheren Produktivität beiträgt. Das zweite Modul der Plattform vereinfacht die Verwaltung von Ressourcen, einschließlich Geräten, Ausrüstung und Chemikalien. Mit seiner Hilfe können Sie Kosten optimieren, den Einkauf notwendiger Ressourcen kontrollieren und planen und so deren Nutzungseffizienz steigern. 

Durch die Integration der Plattform in Buchhaltungs- und Finanzsysteme werden die Prozesse der Vergütung, Kostenrechnung und Finanzberichterstattung automatisiert. Dies erleichtert den Lohnabrechnungsprozess erheblich, ermöglicht eine genaue Erfassung der von jedem Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden, reduziert mögliche Fehler bei der Abrechnung der Arbeitszeiten und fördert eine gerechte und transparente Vergütung der Mitarbeiter. Im Modulbereich „Finanz- und Rechnungswesen“ können Sie die Daten der automatischen Bonus- und Malusabrechnung je nach Erfüllung der Aufgaben und Ziele einsehen. 

Der Abschnitt „Analysen und Berichte“ bietet einen vollständigen Überblick über die Daten zu abgeschlossenen Aufgaben, Arbeitszeitaufwand und Ressourcennutzung. So können Sie mögliche Engpässe im Prozess erkennen und fundiertere Entscheidungen in Bezug auf die Zuweisung von Aufgaben und Ressourcen treffen. 

Die Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter gehörte zu den wichtigen Elementen der Unternehmenskultur. Deshalb haben wir ein Online-Portal für Mitarbeiterschulungen entwickelt, das Zugang zu einer Bibliothek mit Videokursen, interaktiven Schulungsmaterialien und Präsentationen zu verschiedenen Aspekten von Reinigungsdiensten, Sicherheitsrichtlinien, der Verwendung von Geräten und Chemikalien bietet. Nach Abschluss jedes Moduls absolvieren die Mitarbeiter Tests, um ihr Wissen und ihre Fähigkeiten zu überprüfen. In Ihrem Profil werden Leistungen, abgeschlossene Kurse, Zertifikate und Ihr Status bei Erreichen einer bestimmten Stufe angezeigt. Nach Abschluss der Schulung hatte der Mitarbeiter mit den besten Ergebnissen die Möglichkeit, seine berufliche Entwicklung am Cleaning Management Institute fortzusetzen, um sich beruflich und persönlich weiterzuentwickeln.

Die Reinigungsbranche entwickelt sich wie viele andere Branchen auch rasant weiter und passt sich aktiv an veränderte Bedürfnisse und technologische Trends an. In diesem Zusammenhang sind die Optimierung von Geschäftsprozessen und der Einsatz moderner Technologien zu Schlüsselfaktoren für den Erfolg geworden. Die Ergebnisse einer Umfrage unter Führungskräften von Reinigungsunternehmen in den Vereinigten Staaten bestätigen, dass 63 % von ihnen die Optimierung von Prozessen und Kosten als Hauptschwerpunkt für die Verbesserung der Geschäftseffizienz betrachten. Trotz der makroökonomischen Instabilität verzeichneten Reinigungsunternehmen zwischen 2015 und 2020 ein stetiges Umsatzwachstum von 18,6 %. Dies zeigt die Bedeutung dieser Branche und das Potenzial für weitere Entwicklungen. 

Es gibt jedoch mehrere Probleme, die sich erheblich auf die Wachstumsraten auswirken. Zu den Hauptproblemen, die für das Management eines Reinigungsunternehmens typisch sind, gehören: unzureichende Arbeitsqualität, geringe Mitarbeitermotivation, hohe Personalfluktuation und unzureichende Mitarbeiterschulungen. 

Unser Kunde war keine Ausnahme und stand vor ähnlichen Herausforderungen im Unternehmen. Daher suchte er nach einem Partner mit Fachwissen und der Fähigkeit, Lösungen für ein effektiveres Management seiner Aktivitäten anzubieten. Wir hielten mehrere Vorgespräche mit dem Kunden ab, um seine spezifischen internen Probleme zu ermitteln und die strategischen Geschäftsziele zu verstehen. Auf der Grundlage der gewonnenen Daten entwickelten wir ein Projekt für eine neue Plattform und erstellten einen Plan für deren Einführung.

Für dieses Projekt wurde die iterative agile Entwicklungsmethodik gewählt. Da die genauen Anforderungen und Wünsche an die Funktionalität der Plattform während des gesamten Entwicklungsprozesses geklärt wurden, konnten wir mit dieser Methode flexibel auf Änderungen reagieren und die Arbeitsergebnisse nach jedem Zyklus aktiv mit dem Kunden besprechen.

Bei diesem Projekt arbeiteten wir als technischer Entwickler mit umfassender Erfahrung auf dem amerikanischen Markt und gründlicher Expertise in der Entwicklung von Plattformen und mobilen Apps. Unsere Aufgabe umfasste den gesamten Arbeitszyklus, angefangen beim Design bis hin zur Entwicklung, Integration, zum Testing und anschließenden Support aller Komponenten der Managementplattform des Reinigungsunternehmens. Die Ergebnisse unserer gemeinsamen Arbeit wirkten sich positiv auf das Geschäft des Kunden aus, indem sie die betriebliche Effizienz des Unternehmens und die Qualität des Kundendienstes erheblich verbesserten und zur Schaffung einer angenehmeren Arbeitsatmosphäre im Unternehmen beitrugen.

Das Aionys-Team hat eine Plattform geschaffen, die es ermöglicht, die internen Arbeitsprozesse eines Reinigungsunternehmens zu optimieren, Personal und Ressourcen effektiv zu verwalten sowie die Transparenz und Genauigkeit der Daten für Finanzvorgänge zu erhöhen. Es wurde auch eine mobile App für Mitarbeiter entwickelt, mit der sie Arbeitsbeginn und -ende registrieren, Benachrichtigungen und Erinnerungen erhalten und Leistungs- und genaue Standortdaten übermitteln können. Um die Mitarbeiter zu schulen und für die berufliche Weiterentwicklung zu motivieren, haben wir ein Online-Portal mit Zugang zu einer Bibliothek mit Videokursen, interaktiven Schulungsmaterialien und Präsentationen zu verschiedenen Aspekten von Reinigungsdiensten, Sicherheitsrichtlinien, der Verwendung von Geräten und Chemikalien entwickelt. Die Einführung dieser Lösungen hatte positive Auswirkungen auf das Geschäft des Kunden und verbesserte die betrieblichen Abläufe, die Qualität des Kundenservice und die Unternehmensatmosphäre erheblich.

Dank der Zusammenarbeit mit Aionys konnte der Kunde die folgenden Ergebnisse erzielen: 

• Es wurde eine einzige Plattform geschaffen, die es ermöglicht, die internen Arbeitsprozesse des Reinigungsunternehmens zu optimieren, Personal und Ressourcen effektiv zu verwalten sowie die Transparenz und Genauigkeit der Daten für Finanzvorgänge zu erhöhen. 
• Es wurde eine mobile App für Mitarbeiter entwickelt, mit der sie Arbeitsbeginn und -ende registrieren, Benachrichtigungen und Erinnerungen erhalten und Leistungs- und genaue Standortdaten übermitteln können. 
• Durch die Integration von Smartwatches des Unternehmens wurde ein praktisches System zur Überwachung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter geschaffen, mit dem sie Arbeitsbeginn und -ende per Spracheingabe registrieren können, wobei der Sprachfaktor für multinationale Teams berücksichtigt wird. 
• Es wurde ein Online-Schulungsportal mit Zugang zur Bibliothek mit Videokursen, interaktiven Materialien und Präsentationen zu verschiedenen Aspekten von Reinigungsdiensten, Sicherheitsrichtlinien, der Verwendung von Geräten und Chemikalien entwickelt. 
• Die jährlichen Leistungsindikatoren der Mitarbeiter sind um 78 % gestiegen, was sich positiv auf die Unternehmenskultur im Unternehmen ausgewirkt und die Mitarbeiterfluktuation verringert hat.