Was sind die Vorteile einer Personalverwaltungssoftware?

Unternehmen, die große Erfolge erzielen möchten, legen Wert auf gesunde Arbeitsbeziehungen und nutzen meist eine effiziente Personalverwaltungssoftware. Eine faire Behandlung der Mitarbeiter wiederum führt zu einer besseren Leistung. Statistiken belegen, dass zufriedenere Mitarbeiter höhere Gewinne einbringen. Tatsächlich wird von 31 % höherer Produktivität und 37 % höheren Umsätzen berichtet.

Was also bringt Ihre Mitarbeiter in den siebten Himmel? Speakap berichtet, dass für 39 % der Befragten Respekt und Fairness an erster Stelle stehen, während 23 % angeben, dass Vertrauen und Integrität ebenfalls wichtig sind.

Wenn Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter fördern und das Wachstum Ihres Unternehmens sicherstellen möchten, ist eine Personalverwaltungssoftware genau das Richtige für Sie. Alles in allem zahlt es sich immer aus, Mitarbeiter einzusetzen.

Was ist ein Personalmanagementsystem?

Auch als Mitarbeiterverwaltungssystem bekannt, handelt es sich um eine Personalsoftware, die darauf abzielt, Personalverwaltungsprozesse zu vereinfachen. Im Allgemeinen besteht es aus

• Aufgabenverteilung, Terminplanung und Berichterstattung
• Beurteilungsmanagement
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Anwesenheits- und Urlaubsverwaltung, einschließlich Schichten, Ein- und Ausstempeln, Urlaubsanträge usw.

Personalverwaltungssysteme verarbeiten persönliche, berufliche und finanzielle Informationen und gewährleisten so die Datensicherheit. Darüber hinaus optimieren sie die Arbeitsbelastung und vereinfachen Verwaltungsaufgaben.

WARUM BRAUCHEN SIE EINE PERSONALMANAGEMENT-SOFTWARE?

Flexibilität am Arbeitsplatz zu schaffen und die Produktivität der Mitarbeiter zu gewährleisten, sind die Herausforderungen, denen sich die meisten wachsenden Unternehmen stellen müssen. Es ist eine bekannte Tatsache, dass mangelnde Kontrolle durch das Management dazu führt, dass bei der Arbeit herumgefaulenzt wird. Dies wiederum führt zu einem Rückgang des Kundendienstes. Infolgedessen erleidet das Unternehmen finanzielle Verluste. Je größer das Unternehmen ist, desto schwerwiegender sind die Managementhürden, die es zu bewältigen hat.

Die Grundlage für die Delegation von Aufgaben ist Kontrolle. Mikromanagement ist zu zeit- und arbeitsintensiv, daher sind Managementsysteme sehr nützlich. Sie übernehmen alltägliche Aufgaben wie die Planung und Überwachung der Mitarbeiterleistung. Darüber hinaus helfen sie Ihnen, Abläufe effizienter zu gestalten und vorauszuplanen, Kosten zu senken und die Mitarbeiterproduktivität zu steigern, menschliche Fehler zu vermeiden und die Kommunikation zu verbessern.

Für Arbeitgeber ist es wichtig, die Leistung im Auge zu behalten – sowohl die des gesamten Unternehmens als auch die jedes einzelnen Mitarbeiters. Einfach ausgedrückt: Sie als Arbeitgeber möchten die Zeiten überwachen, zu denen jeder mit der Arbeit beginnt und endet. Und was noch wichtiger ist: Sie berücksichtigen die Menge und Schwierigkeit der Aufgaben, für die jeder verantwortlich ist. Unterm Strich gilt: Je effizienter und produktiver Ihre Mitarbeiter sind, desto größer sind die Erfolgschancen Ihres Unternehmens.

Mitarbeiterverwaltungssystem von Aionys

So wie Henry Ford ein Fließband zur Autoherstellung baute, entwickelte Aionys ein System, das erfasst, wie viel Zeit eine Person arbeitet und wie viele Aufgaben erledigt werden.

Es protokolliert jede Tätigkeit, ihre Start- und Endzeit, berechnet die durchschnittliche Dauer und bietet Analysetools zum Vergleich der Effizienz verschiedener Mitarbeiter. Das System zur Kontrolle von untergeordnetem Personal ist das A und O jedes Unternehmens. Es funktioniert überall und für jeden Beruf – Taxifahrer, Zimmermädchen, Reinigungskräfte usw.

Als wir beispielsweise unsere Plattform für das Hotelmanagement einführten, stellten wir fest, dass die durchschnittliche Reinigungszeit eines Hotelzimmers, in dem sich ein Gast noch aufhält, 10 bis 15 Minuten beträgt, während die Zimmermädchen für die Standardzimmer 45 Minuten und für Suiten und VIP-Zimmer etwa eine Stunde benötigen. Durch die Analyse der Reinigungsroutine identifizierte der Hotelmanager das produktivste Personal und identifizierte Engpässe sowohl bei den Hotelzimmern, in denen Wartungsprobleme auftraten, als auch bei den Gästen, die ernsthafte Unordnung hinterließen.

Kundenfeedback

Wenn eine Personalmanagementplattform für Unternehmen entwickelt wird, die mit Kunden zu tun haben, ist es wichtig, Feedback zu nutzen, um Beförderungen und Belohnungen für effizienteres Personal zu automatisieren. Unternehmen, die manuelle Bewertungen durchführen, erhalten wahrscheinlich verzerrte Ergebnisse, da Menschen subjektiv sind. Sie wissen, es braucht nur ein paar Lächeln und Smalltalk, damit persönliche Vorlieben die Entscheidungsfindung bestimmen. Personalmanagementprogramme arbeiten jedoch nur mit Daten, die fleißigere Mitarbeiter anregen und diejenigen identifizieren, die ihre Pflichten auf die leichte Schulter nehmen.

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer legen Wert auf Feedback. Über 60 % der Mitarbeiter geben an, dass tägliches oder wöchentliches Feedback wertvoll ist, während 69 % glauben, dass die Anerkennung von Anstrengungen zu härterer Arbeit anspornt.

Die Vergütung sollte von Effizienz und Kundenzufriedenheit abhängen. Mitarbeiter, die fünfmal effizienter arbeiten und eine höhere Kundenzufriedenheit erzielen, können einfach nicht die gleiche Vergütung erhalten wie Mitarbeiter, die durchschnittliche Aufgaben erledigen und nur mittelmäßiges Feedback erhalten, oder?

Team A war sich der Bedeutung von Feedback bewusst und legte großen Wert darauf, es zu integrieren, um ein faires Arbeitsumfeld zu schaffen. Laut Statistik sind unfaire Leistungsbeurteilungen, mangelnde Wertschätzung und unzureichende Aufstiegsmöglichkeiten die Hauptgründe für einen Stellenwechsel.

Top-Ausstattung

Managementsysteme sollten je nach Branche, in der sie eingesetzt werden, maßgeschneidert sein. Es gibt jedoch eine Reihe grundlegender Faktoren. Dabei geht es entweder um Aufgaben oder um Zeit und natürlich um die Arbeitsqualität. Was die Arbeitsqualität betrifft, variiert sie von Unternehmen zu Unternehmen. In der Gastronomie können dies Kundenzufriedenheitsbewertungen, Feedback, die Anzahl der bedienten Kunden/gereinigten Zimmer/gekochten Mahlzeiten usw. sein.

Wie haben wir also das System erstellt? Zunächst analysierte Team A alle Faktoren, um sie später in das System einzubinden. Für verschiedene Unternehmen kann es unterschiedliche Faktoren geben, angefangen beim Beginn/Ende einfacher Arbeiten bis hin zu komplexeren – der Anzahl der Aufgaben/Absagen/fehlerhaften Produkte, der Kundenzufriedenheitsrate usw. Auf der Grundlage dieser Faktoren haben wir eine Plattform mit der Funktion erstellt, Berichte über die Anzahl der aufgewendeten Stunden/erledigten Aufgaben/die Kundenzufriedenheit usw. zu erstellen. Sie bestimmen, welche Faktoren berücksichtigt werden sollen.

Eine weitere Funktion ist die Empfehlung von Mitarbeitern für Vergünstigungen und Gehaltserhöhungen. Im Gegensatz zu finanziellen Instrumenten gibt es auch moralische und ethische Vorteile. Team A hat Erfahrung mit der Integration eines Gamification-Modells. Für die Betreuung von Auszubildenden, das Halten von Vorträgen auf Konferenzen, die Verbesserung von Soft Skills und die berufliche Weiterentwicklung erhalten Mitarbeiter coole Geschenkgutscheine für Klettern, Autorennen, Boxen usw.

VORTEILE VON PERSONALMANAGEMENT-SOFTWARE

Workforce-Management-Tools werden zur Vorausplanung, Schichtplanung, Überprüfung von Arbeitsabläufen usw. verwendet. Künstliche Intelligenz, die mit den Tools gesammelte Daten analysiert, kann die optimale Zeit für die Ausführung von Aufgaben vorhersagen, um Ausfallzeiten zu minimieren und den am besten geeigneten und qualifiziertesten Kandidaten für die Ausführung auszuwählen.

Die wichtigsten Probleme, die durch Personalverwaltungssoftware gelöst werden, sind:

• Kontrolle;
• Fortschritts- und Ergebnisverfolgung;
• Transparenz;
• Wirkungsgrad usw.

Sie ermöglichen die Nachverfolgung, welche Aufgaben ausgeführt wurden, wie viel Zeit sie in Anspruch nahmen, welches Feedback sie erhielten und ermöglichen die regelmäßige Erstellung von Berichten, um Prozesse zu optimieren und das Unternehmenswachstum anzukurbeln.

Alles in allem sind Personalmanagementplattformen großartige Motivationsinstrumente zur Stärkung des Wettbewerbs und der Zusammenarbeit im Unternehmen.