NEUGESTALTUNG DES DOKUMENTEN- UND PROZESSMANAGEMENTSYSTEMS

Es erleichtert nicht nur den Austausch, die Verwaltung und die Speicherung von Informationen, sondern optimiert auch Geschäftsprozesse, verbessert die Qualität der Kommunikation und reduziert die Fehlerwahrscheinlichkeit. 

Unser Kunde ist mit 17 Jahren Erfahrung ein führendes Unternehmen im Bereich Dokumenten- und Prozessmanagementsysteme und betreut 350 Kunden weltweit. Es bietet seine Dienstleistungen Kunden in Regierungsinstitutionen, der Energiewirtschaft und dem Finanzsektor an, und es ist wichtig, innovative und effektive Lösungen für diese Bereiche zu nutzen. 

Das gemeinsame Projekt zielte darauf ab, das derzeitige Managementsystem zu verbessern und zu modifizieren und ein neues Produkt zu schaffen: ein modernes elektronisches Signatursystem für Dokumente, das für kleine Unternehmen geeignet ist. Dies war darauf zurückzuführen, dass die bestehenden Lösungen auf dem Markt auf Großkunden und staatliche Unternehmen ausgerichtet sind, was sie umfangreich und nicht immer für kleine Unternehmen geeignet macht.

Das gemeinsame Projekt wurde in zwei Richtungen unterteilt. Die erste Richtung bezog sich auf die Verbesserung und Modifizierung des aktuellen DocLogix™-Dokumenten- und Prozessmanagementsystems. Dieses System bietet zuverlässige Softwarelösungen, die Betriebsabläufe effektiv optimieren, die Produktivität verbessern und dadurch das Einkommen eines Unternehmens steigern. Es umfasst die folgenden Softwareprodukte: 

•  Office Management ist eine Lösung zur Automatisierung und Optimierung von Büroprozessen und -aktivitäten. Sie ermöglicht es, alle Dokumente an einem Ort zu sammeln und zu speichern, den Prozess der Erstellung und Genehmigung von Dokumenten innerhalb der Organisation zu optimieren und elektronische oder mobile Signaturen zu verwenden. 
• Projektmanagement ist ein cloudbasiertes Projektmanagement-Tool, das Teams dabei helfen soll, effektiver zusammenzuarbeiten und Projekte rechtzeitig abzuschließen. Es ermöglicht Ihnen, die Erledigung von Aufgaben zu verfolgen, den Prozess der Dokumentengenehmigung zu überwachen, alle Informationen zu speichern und zu verwalten und eine detaillierte Historie der Änderungen anzuzeigen. 
• Vertragsmanagement ist eine Lösung für das Vertragsmanagement, mit der Sie alle Daten in einem zentralen System speichern und über eine mobile App einfach verwalten, anzeigen und genehmigen können. 
• Beschaffungsmanagement ist eine vorgefertigte Beschaffungsmanagementlösung, die darauf ausgelegt ist, Prozesse zu optimieren und Betriebskosten zu senken. Dieses Projekt kann von Mitarbeitern jeder Position genutzt werden, um alle Prozesse zu zentralisieren und zu verwalten, wie z. B. das Ausstellen und Genehmigen von Kaufanfragen, das Sammeln und Bewerten von Angeboten, das Ausstellen von Kaufaufträgen, das Genehmigen von Rechnungen, das Speichern von Informationen über Lieferanten und Transaktionen sowie das Analysieren von Beschaffungsinformationen. 

Der zweite Schwerpunkt lag auf der Entwicklung eines neuen Produkts: ein modernes elektronisches Signatursystem für Dokumente, das die Funktionen der vorhandenen Produkte erweitert und auch an die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen und Privatpersonen angepasst werden kann. Die neue App kann auch in die vorhandene DocLogix-App integriert werden. Bisher gab es auf dem Markt keine Lösungen, die sich nicht nur an Großkunden und staatliche Unternehmen richteten, sondern auch für kleine Unternehmen bequem zu nutzen waren. Daher besteht das Hauptziel des Projekts darin, ein Produkt zu entwickeln, das auf die spezifischen Bedürfnisse der Benutzer zugeschnitten ist, erschwinglichere Preise bietet und flexible Optionen für eine bequeme und effiziente Nutzung bietet. 

Wir haben eine intuitive Oberfläche entwickelt, mit der wir den Dokumentenumlaufprozess entsprechend den Anforderungen des Unternehmens auswählen und einrichten können. Ein Benutzer hat auch die Möglichkeit, verschiedene Arten von Signaturen auszuwählen. Die Funktion der Verwendung wiederverwendbarer Vorlagen, die Tags, Workflow-Routing und andere Einstellungen speichern, wurde entwickelt. Mithilfe eines Webformulars kann jeder Benutzer Daten sammeln und Änderungen an zu unterzeichnenden Vereinbarungen vornehmen, wodurch der Prozess der Unterzeichnung von Dokumenten optimiert und beschleunigt werden kann. Die Einstellungen für die Oberfläche und die Funktionalität ermöglichen es Ihnen, Ihre Option entsprechend den individuellen Anforderungen und Geschäftsprozessen auszuwählen. 

Um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen, wurde eine erweiterte Identitätsprüfung entwickelt, die die relevanten Anforderungen der EU und der in Großbritannien zertifizierten Benutzer umfasst. Ein Benutzer kann unabhängig voneinander konfigurierbare Authentifizierungs- und Identitätsprüfungsparameter auswählen, wie z. B. elektronische Identifizierung (eID und ID), biometrische Identifizierung, qualifizierte elektronische Signatur (QES) und Identifizierung mit Unterstützung künstlicher Intelligenz (KI). Dadurch ist es möglich, die Anforderungen jeder Art von Unternehmen zu erfüllen.

Es wurde auch eine Webanwendung für die elektronische Signatur und die Rücksendung von Dokumenten entwickelt, die auf mobilen Geräten verwendet werden kann und die Verwaltung von Dokumenten mit nur wenigen Klicks ermöglicht. Jetzt ist ein Mitarbeiter nicht mehr an das Büro gebunden und kann Arbeitsprozesse viel schneller ausführen. Mit der App können Sie Dokumente direkt von Ihrem Smartphone oder Tablet aus vorbereiten, zur Unterschrift versenden und den Status eines Dokuments einsehen.

Für kleine Unternehmen ist es wichtig, dass sie das System skalieren können, mit einer kleinen Anzahl von Benutzern beginnen und die Anzahl der Lizenzen oder Funktionen erhöhen können, wenn das Unternehmen wächst. Aus diesem Grund wurden flexible Tarifpakete entwickelt, bei denen jeder Benutzer die erforderlichen Funktionen und Einstellungen auswählen kann. Dadurch konnte das Produkt für jedes Unternehmen optimiert werden und alle erforderlichen Funktionen zu einem erschwinglichen Preis bereitgestellt werden.

Änderungen an einem bestehenden System können ein sehr komplexer und vielschichtiger Prozess sein. Fehler können zu unvorhersehbaren Konsequenzen und Problemen bei der Leistung aktueller Produkte führen. Das Verständnis der internen Struktur und Architektur eines funktionierenden Systems reicht nicht aus, um alle Risiken auszuschließen. Solche Aspekte der Situation setzen eine langfristige Beziehung zu einem zukünftigen technischen Partner voraus, der bereit ist, neue Aufgaben zu unterstützen und zu lösen, mögliche Fehler gründlich zu testen und zu korrigieren. 

Daher suchte unser Kunde nach einem Outsourcing-Unternehmen, das nicht nur über ein hohes Maß an Kompetenz verfügt, sondern auch Vertrauen in eine einfache Kommunikation und die Eigeninitiative des Teams bei der Lösung von Problemen aufbaut.

Unser erstes Treffen war so offen und transparent wie möglich, wir besprachen alle Nuancen des Projekts und die Anforderungen im Detail. Die enge Zusammenarbeit mit unseren Kunden zur Erreichung gemeinsamer Ziele hat für uns immer Priorität, und dies hat einen positiven Eindruck und Vertrauen geschaffen.

Bei diesem Projekt haben wir die Scrum-Methodik eingesetzt, um unseren Workflow zu überwachen. Durch die enge Zusammenarbeit mit dem Kunden wurde die Bedeutung von Transparenz und gegenseitigem Verständnis während des gesamten Arbeitsprozesses hervorgehoben. Das Projekt durchlief Sprints, die aus zweiwöchigen Entwicklungszyklen bestanden. Zu Beginn jedes Sprints wurden die Aufgaben unter den Teammitgliedern aufgeteilt, und jeder Sprint endete mit einer Überprüfung, um den Fortschritt und die Ergebnisse zu bewerten.

Aionys spielte als zuverlässiges Outsourcing-Unternehmen mit Fachwissen und Erfahrung im Geschäftsbereich eine wichtige Rolle bei der Anpassung des bestehenden Dokumenten- und Prozessmanagementsystems. Dies bedeutete, aktuelle Produkte zu unterstützen und neue Aufgaben zu lösen, die sich aus der Einführung von Änderungen am System ergaben. Darüber hinaus beteiligten wir uns aktiv an der Entwicklung des neuen Produkts – eines modernen elektronischen Signatursystems für Dokumente, das die Funktionen bestehender Produkte erweitert und an die Bedürfnisse von Kleinunternehmen und Privatpersonen angepasst ist. Nur durch die koordinierte und transparente Zusammenarbeit unseres Teams mit den Kollegen in diesem Projekt können wir den effektiven Betrieb des verbesserten und modifizierten Systems und die Einführung eines neuen Produkts sicherstellen.

Das Aionys-Team beteiligte sich aktiv an der Verbesserung des aktuellen Dokumenten- und Prozessmanagementsystems für DocLogix, entwickelte ein maßgeschneidertes elektronisches Signatursystem für Dokumente, das den Anforderungen von kleinen Unternehmen und Einzelpersonen gerecht wird, und erstellte eine Web-App für elektronische Signaturen und die Dokumentensuche.

Durch die Zusammenarbeit mit Aionys DocLogix konnten folgende Ergebnisse erzielt werden: 

• Das aktuelle DocLogix™-Dokumenten- und Prozessmanagementsystem wurde verbessert und mit den entsprechenden Qualitätssicherungsprozessen und kontinuierlicher Partnerunterstützung über einen langen Zeitraum hinweg modifiziert. 
• Es wurde ein neues Produkt entwickelt – ein elektronisches Signatursystem für Dokumente, das an die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen und Privatpersonen angepasst wurde. 
• Die Benutzer des neuen Produkts erhielten ein praktisches und leicht zu erlernendes elektronisches Signatursystem für Dokumente mit der Integration beliebter Apps und Dienste, der Möglichkeit, die Oberfläche und Funktionalität unabhängig zu konfigurieren, flexible Tarifpläne und notwendige Funktionen auszuwählen. 
• Die Möglichkeit einer erweiterten Identitätsprüfung, einschließlich der relevanten Anforderungen zertifizierter Benutzer aus der EU und dem Vereinigten Königreich. 
• Eine Web-App für elektronische Signaturen und die Rücksendung von Dokumenten, mit der Benutzer Dokumente vorbereiten, zur Unterzeichnung versenden und den Status eines Dokuments anzeigen können. 
• DocLogix-Kunden aus dem KMU-Bereich erhalten ein Produkt, das die Anforderungen jedes Benutzers erfüllt und eine Vielzahl von Optionen für eine komfortable und effiziente Nutzung zu erschwinglichen Preisen bietet. 
• DocLogix wurde zweimal bei den European IT and Software Excellence Awards als beste Informationsmanagementlösung in Europa ausgezeichnet.