Aionys Team
  • Projektmanager
  • KI- & Integrationsingenieur
  • 2 Full-Stack-Entwickler
  • Qualitätssicherungsspezialist
Erbrachte Dienstleistungen
  • KI-gestützte Auftragsautomatisierung
  • Dokumenten- und Datenverarbeitung
  • ERP/CRM-Integration
Technologien
  • Next.js 14 (TypeScript)
  • .NET 8 (C#)
  • Python 3.12 (FastAPI)
  • n8n
  • PostgreSQL 15 + pgvector
  • Redis 7
  • Ollama (Qwen 2.5 7B + bge-m3)
  • Nginx
  • Loki
  • Grafana
  • Docker Compose
B2B-Betriebsteam eines Möbelherstellers, das Händler-E-Mail-Bestellungen vor der KI-Automatisierung verwaltet
Kunden Übersicht

Unser Kunde ist ein B2B-Möbelhersteller, der über ein händlerbasiertes Bestellmodell arbeitet. Das Unternehmen verarbeitet 15–20+ eingehende Bestellungen pro Tag, wobei E-Mail der primäre Kanal für die Auftragserfassung ist. Das Unternehmen nutzte ein ERP-System für Auftragsabwicklung und Buchhaltung, während CRM und Excel für die operative Koordination und die Zwischenverfolgung zwischen den Teams eingesetzt wurden. Mit dem Wachstum der Auftragsvolumina begann der bestehende Prozess operative Engpässe zu erzeugen. Händlerbestellungen trafen ohne standardisiertes Datenformat ein und erforderten eine manuelle Interpretation, bevor sie in die Ausführungssysteme übertragen werden konnten.

Kunden
Herausforderungen
  1. Nicht standardisierte Auftragserfassung

    Bestellungen wurden per E-Mail in verschiedenen Formaten empfangen, darunter PDFs, Bilder, gescannte Dokumente und Tabellen. Da es in der Erfassungsphase keine einheitliche Struktur gab, erforderte jede Anfrage vor der Verarbeitung eine manuelle Interpretation.

  2. Wachsende operative Arbeitsbelastung

    Bei 15–20+ täglichen Bestellungen und einem manuellen Bearbeitungsaufwand von 15–30 Minuten pro Auftrag stand das Betriebsteam zunehmend unter Druck. In saisonalen Spitzenzeiten erreichte der Prozess seine Kapazitätsgrenzen und verursachte Verzögerungen.

  3. Hohes Fehlerrisiko bei der ERP-Dateneingabe

    Möbelbestellungen erfordern hochpräzise Spezifikationen, einschließlich Abmessungen, Materialien, Konfigurationen, Mengen und Lieferdetails. Die manuelle Übertragung von Daten aus E-Mails ins ERP erhöhte das Fehlerrisiko und führte zu Nacharbeit, Rücksendungen und finanziellen Verlusten.

  4. Verzögerungen in der Auftragserfassungsphase

    Ein gemeinsamer Posteingang wurde zu einem Engpass im Auftragsverarbeitungs-Workflow. In Zeiten hoher Auslastung wurden einige Anfragen verzögert oder mussten manuell priorisiert werden, was die Reaktionsgeschwindigkeit reduzierte.

  5. Mangelnde End-to-End-Auftragstransparenz

    Obwohl das ERP als führendes System für die Auftragsabwicklung diente, waren auftragsbezogene Daten über E-Mail und operative Koordinationstools verteilt. Dies erschwerte die Pflege einer einzigen Echtzeit-Übersicht über den Auftragsstatus und Prozessengpässe.

KI-gestütztes System, das Möbel-Händlerbestellungen automatisch von der E-Mail bis ins ERP verarbeitet
Unsere Lösung

Der Kunde wandte sich an Aionys auf der Suche nach einer Lösung, und wir entwickelten ein KI-gestütztes System, das Händlerbestellungen automatisch empfängt und verarbeitet, wichtige Informationen aus E-Mails und Dokumenten extrahiert und sie direkt in die ERP-, CRM- und Produktionssysteme des Kunden überträgt. Das System arbeitet als einzelner End-to-End-Pipeline-Prozess und wandelt jede eingehende Anfrage in einen vollständig nachvollziehbaren Datensatz um.
Die Lösung kombiniert E-Mail-Klassifizierung, OCR-Verarbeitung, KI-basierte Datenextraktion und automatisierte Weiterleitung in einem einheitlichen Workflow. Alle KI-Komponenten werden in einer Self-Hosted-Infrastruktur innerhalb der sicheren Umgebung des Kunden betrieben, wodurch volle Datenautonomie gewährleistet wird.

Intelligente E-Mail-Auftragserfassung

Das System verbindet sich direkt mit dem Postfach des Kunden und erkennt auftragsbezogene Anfragen. Eingehende E-Mails werden automatisch nach Typ, Priorität und Bearbeitungsweg klassifiziert und schaffen so einen kontrollierten Erfassungspunkt für alle Händlerbestellungen.

KI-System zur automatischen Klassifizierung eingehender Händler-E-Mails nach Typ, Priorität und Bearbeitungsweg für die Möbel-Auftragserfassung
OCR-basierte Umwandlung von Händler-E-Mail-Anhängen — PDFs, Bilder, Scans und Tabellen — in maschinenlesbare Auftragsdaten
Dokument-zu-Daten-Konvertierung

Anhänge wie PDFs, Bilder, Scans und Tabellen werden mithilfe von OCR- und Parsing-Mechanismen verarbeitet. Dadurch werden unstrukturierte Inhalte in maschinenlesbare Daten für die weitere KI-Verarbeitung umgewandelt.

KI-gestützte Spezifikationsextraktion

Die KI-Engine extrahiert strukturierte Auftragsparameter, einschließlich Produkttyp, Menge, Abmessungen, Materialien, Farben, Beschläge, Lieferdetails und Produktionshinweise. Die Ausgabe wird in ein strukturiertes Format normalisiert, das mit ERP-, CRM-, Airtable- und Produktionssystemen kompatibel ist.

KI-Engine zur Extraktion strukturierter Möbelauftragsparameter — Abmessungen, Materialien und Mengen — aus unstrukturierten Händleranfragen
KI-gestützter Workflow, der Händler-E-Mails und Anhänge in strukturierte JSON-Daten umwandelt und validierte Bestellungen automatisch mit ERP- und operativen Systemen synchronisiert
Einheitlicher Auftragsworkflow, System-Synchronisierung und Kunden-Tracking

Das System verarbeitet E-Mails und Anhänge in einem einzigen Workflow. Die KI extrahiert und strukturiert Auftragsdaten, einschließlich der Unterstützung mehrerer Bestellungen innerhalb einer E-Mail, und standardisiert diese in ein einheitliches Format. Nach der Validierung wird jede Bestellung als Systemdatensatz gespeichert und automatisch an das ERP sowie weitere operative Systeme zur Ausführung übertragen. Zusätzlich wird eine einfache Auftragsstatus-Seite erstellt, die es Händlern ermöglicht, den Fortschritt ihrer Bestellungen in Echtzeit zu verfolgen, ohne das Operationsteam kontaktieren zu müssen.

Wert geschaffen

KI wurde mehr als nur ein Support-Tool. Sie wurde Teil der täglichen Abläufe. Innerhalb eines Monats erzielte das Unternehmen messbare Ergebnisse:

  • Bis zu 90% schnellere E-Mail-Auftragsverarbeitung
    Bis zu 90% schnellere E-Mail-Auftragsverarbeitung

    Durch die Automatisierung wichtiger Schritte wie Klassifizierung, Datenextraktion und Aufbereitung wurde die standardmäßige Auftragsverarbeitung deutlich schneller und vorhersehbarer — von der E-Mail-Erfassung bis zur ERP-Synchronisation.

  • Deutliche Reduzierung manueller Arbeitslast
    Deutliche Reduzierung manueller Arbeitslast

    Routineaufgaben wie das Extrahieren, Strukturieren und Weiterleiten von Bestellungen wurden automatisiert. Die Mitarbeitenden konzentrieren sich nun auf Validierung und Ausnahmefälle statt auf manuelle Dateneingabe.

  • Höhere Genauigkeit und weniger Spezifikationsfehler
    Höhere Genauigkeit und weniger Spezifikationsfehler

    KI-gestützte Extraktion und strukturierte Datenverarbeitung, kombiniert mit Validierungslogik, reduzieren Fehler in kritischen Auftragsparametern wie Abmessungen, Materialien, Konfigurationen und Lieferdetails vor der ERP-Übergabe.

  • End-to-End-Auftragstransparenz
    End-to-End-Auftragstransparenz

    Jede Bestellung wird über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verfolgt — von der eingehenden E-Mail bis zur ERP-Synchronisation, einschließlich aller Verarbeitungsschritte und des aktuellen Status.

  • Skalierbares Wachstum ohne zusätzliches Personal
    Skalierbares Wachstum ohne zusätzliches Personal

    Das Unternehmen kann steigende Auftragsvolumen und saisonale Spitzen bewältigen, ohne das Operationsteam proportional zu erweitern, dank der Automatisierung zentraler Prozessschritte.

Herzliche Worte
von Kunden

Wir sind sehr stolz auf die Erfolge unserer Kunden und betrachten jeden einzelnen als integralen Bestandteil unserer erweiterten Familie. Ihre inspirierenden Geschichten belegen die tatsächliche Wirkung und die greifbaren Ergebnisse unserer Arbeit.

  • Helena Thompson

    Die Einführung der Lösung ist zu einem Schlüsselfaktor für die Verbesserung der Zeit- und Produktivitätskontrolle geworden und hat gleichzeitig den Komfort und die Bequemlichkeit für unsere Mitarbeiter erhöht. Die Integration technischer Lösungen und eines Online-Schulungsportals hat die Entwicklung unserer Mitarbeiter erheblich verbessert und unsere Unternehmenskultur gestärkt. Die Ergebnisse sprechen für sich: höhere Mitarbeitereffizienz und geringere Mitarbeiterfluktuation.

    Helena Thompson
    Director of Human Resources bei Maxie
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  • Jack Arru

    Das Engagement und die Fähigkeit ihres Teams, genaue Schätzungen abzugeben, waren beeindruckend. Die aktive Beteiligung des CTO und Mitbegründers an jedem Treffen stellte sicher, dass unser Projekt reibungslos und effizient voranschritt, was eine nahtlose Kommunikation und die Erkundung alternativer Lösungen ermöglichte. Trotz des größeren Umfangs haben sie alles getan, um unser Budget einzuhalten und alles pünktlich zu liefern. Es war mir ein absolutes Vergnügen, mit Ivan und dem gesamten Aionys-Team zusammenzuarbeiten.

    Jack Arru
    CTO bei BETA Technologies
  • Ich bin beeindruckt von Aionys Companys Engagement für eine kollaborative und Feedback-orientierte Methode. Sie schätzen unsere Meinung zu ihrer Arbeitsqualität und zu Verbesserungen. Bei unserem ersten Projekt haben sie unsere Erwartungen übertroffen, indem sie die Aufgabe in einer Woche statt in den versprochenen zwei Wochen abgeschlossen haben, was zu einer Verlängerung unserer Zusammenarbeit führte.

    Yuntao Jia
    Mitbegründer von One Market
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  • Yoani Matsakis

    Obwohl die Kommunikation ausschließlich per E-Mail und Telefon erfolgte, konnte Aionys den Kunden bei der Reparatur der Hardware effektiv unterstützen. Das externe Team wurde für seine engagierte und zeitnahe Methode bei der Durchführung des Einsatzes gelobt.

    Yoani Matsakis
    Präsidentin und CEO von Telemedicine Technologies
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  • Natalija Jonušienė-Lermontova

    Wir arbeiten seit etwa drei Jahren gerne mit Aionys zusammen und sind mit den Ergebnissen zufrieden. Der direkte Kontakt zu den Eigentümern des Unternehmens war für uns von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass unser Feedback gehört und in ihre Arbeit einbezogen wird. Durch die Zusammenarbeit mit Aionys haben wir Zugang zu ihrem Fachwissen, den Ressourcen, die wir benötigen, und die Möglichkeit, Aufgaben an ein qualifiziertes Team zu delegieren.

    Natalija Jonušienė-Lermontova
    CEO bei DocLogix
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  • Lacy Roberts

    Ihre Reaktionsfähigkeit, ihr Engagement und ihre Fähigkeit, Fristen konsequent einzuhalten, sind für unser Projekt von unschätzbarem Wert. Aionys verfügt über unübertroffene Fähigkeiten zur Problemlösung und bietet Lösungen, die andere nicht bieten können. Die Gründer von Aionys verfügen über technisches Fachwissen und legen Wert auf klare Kommunikation, sodass wir uns nicht nur als Kunde fühlen. Mit einer Verfügbarkeit rund um die Uhr und unerschütterlichem Support ist Aionys in den letzten 7 Jahren zu einem integralen Bestandteil unseres Teams geworden.

    Lacy Roberts
    Director of Operations bei Intrex
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  • Andres Woll

    Das Aionys-Team wurde mit der Entwicklung einer Lösung beauftragt, die den Fahrradverleihprozess optimieren und gleichzeitig den Komfort, die Transparenz und die Nutzung erhöhen sollte. Sie haben sich der Herausforderung gestellt und unsere Erwartungen mit ihren unkonventionellen Ideen übertroffen. Dank der Professionalität und des Engagements des Teams hat die App neue Kunden angezogen und unseren Umsatz positiv beeinflusst.

    Andres Woll
    Mitbegründer von Bikepro
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  • Das Aionys-Team teilt unsere Werte und unsere Arbeitsmethoden. Bei unserem ersten Treffen hörten sie sich genau an, was wir uns für ein Projekt zum Thema Ressourcenverwaltung und Sicherheit in unserer Ferienhaussiedlung wünschten. Sie schlugen einen Plan mit einer detaillierten Beschreibung der Schritte, Technologien, Zeitpläne und Kosten vor. Alles war klar und schnell. Dank unserer Teamarbeit in den letzten zwei Jahren waren wir die ersten, die eine solche Lösung für Immobilien in unserer Region einsetzten.

    Oleksanr Kasimirov
    CEO bei NEWSIDE
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  • Vytis Valentinavicius

    Aionys hat uns mit ihrer erstklassigen Arbeit und pünktlichen Lieferung beeindruckt, die perfekt zu unseren Zielen passte. Was wirklich hervorstach, war ihre offene und freundliche Kommunikation, die die Zusammenarbeit zu einem Kinderspiel machte und zu einer großartigen Partnerschaftserfahrung für beide Seiten führte.

    Vytis Valentinavicius
    Technischer Leiter bei Upcoming Health UAB
  • Felix Cameron

    Dank der anfänglichen Bemühungen von Aionys konnte der Kunde eine deutliche Verbesserung seiner Gesamtleistung feststellen. Das Team ist sehr kommunikationsstark und offen für Feedback. Sie beweisen, dass sie Aufgaben termingerecht erledigen können.

    Felix Cameron
    CTO bei Navian Investment Group
  • Juan García

    Dies war ein ehrgeiziges Projekt, bei dem das Aionys-Team nicht nur ein gründliches Verständnis unserer Branche und technisches Fachwissen bewiesen hat, sondern auch die Fähigkeit, sich an die einzigartigen Anforderungen unseres Unternehmens anzupassen. Sie übernahmen alle Prozessschritte und sorgten für eine erfolgreiche Umsetzung und Support. Wir schätzen ihren strategischen Weitblick und ihre Fähigkeit, Lösungen anzubieten, die neue Perspektiven auf dem aufstrebenden Markt eröffnen.

    Juan García
    Leiter der Informationsabteilung bei CargoTech Solutions
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  • Wilfried Mausz

    Aionys hat mich mit ihren technischen Materialien, offenen Diskussionen und ihrer Kompetenz bei der Lösung unserer Probleme beeindruckt. Sie verfügen über außergewöhnliche Kommunikationsfähigkeiten und liefern schnelle und transparente Antworten. Die zweiwöchige Probezeit für Entwickler war eine großartige Gelegenheit, ihre Fähigkeiten zu bewerten, bevor wir einen Vertrag abschlossen. Insgesamt kann ich Aionys aufgrund ihrer Zuverlässigkeit und Professionalität nur empfehlen.

    Wilfried Mausz
    CEO bei Dataformers GmbH
  • Sergey Plotnikov

    Aionys' Qualität und die Einhaltung der Lieferfristen waren ausgezeichnet und entsprachen dem Plan des Kunden, was ihnen positive Rückmeldungen einbrachte. Sie blieben innerhalb des anvisierten Kostenrahmens und führten einen effizienten Arbeitsablauf ein. Insgesamt machte ihre kommunikative Methode die Partnerschaft zu einer fruchtbaren.

    Sergey Plotnikov
    Leiter der Softwareentwicklung bei OGResearch
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  • Mindaugas Vaicius

    Die Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Unternehmen, insbesondere aus einem anderen Land, war für uns neu, und Aionys war unsere erste Erfahrung in dieser Hinsicht. Als wir mit der Entwicklung eines neuen Produkts begannen, brauchten wir einen Partner mit Fachwissen. Das Gespräch mit Ihren Entwicklern, insbesondere mit Alina, hat einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Diese erfahrenen Personen haben uns verstanden und uns Vertrauen in unsere Partnerschaft gegeben.

    Mindaugas Vaicius
    COO bei DocLogix
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  • Katerina Romanova

    Für uns war es wichtig, eine flexible Methode zu haben und schnell auf neue Aufgaben reagieren zu können, insbesondere wenn diese dringend umgesetzt werden mussten. Die Arbeit im Immobilienbereich, insbesondere mit Luxusimmobilien, erfordert ein hohes Maß an Professionalität und Liebe zum Detail. Wir sind zuversichtlich, dass unsere Partnerschaft mit Aionys dank ihrer technischen Fähigkeiten und ihres Fachwissens weiterhin qualitativ hochwertige und zuverlässige Ergebnisse für unser Unternehmen liefern wird.

    Katerina Romanova
    Mitbegründerin von EstateVisor
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  • Wir sind 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche für Sie da
  • Individuelle Einstellung zu Kunden
  • Einzigartige Lösungen für jedes Projekt
  • Flexible Anpassung an Bedürfnisse
  • Support in kritischen Situationen
Alexey Alexey Mitbegründer und CEO
Ivan Ivan Mitbegründer und CTO


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